TARAD
BAB
2
1 Pengertian
Manajemen Waktu
Berikut
ini pengertian manajemen waktu menurut para ahli:
a. Menurut Forsyth (2009)
Manajemen waktu adalah cara
bagaimana membuat waktu menjadi terkendali sehingga menjamin terciptanya sebuah
efektivitas dan efesiensi juga produktivitas.
b. Atkinson (1994)
Manajemen waktu adalah suatu jenis
keterampilan yang berkaitan dengan segala bentuk upaya dan tindakan seseorang
yang dilakukan secara terencana agar individu dapat memanfaatkan waktunya
dengan sebaik-baiknya.
c. Orr (dalam Atkinson, 1994)
Manajemen waktu sebagai kemampuan
menggunakan waktu secara efektif dan efisien untuk memperoleh manfaat yang
maksimal.
d. Haynes (1994)
Manajemen waktu adalah suatu proses
pribadi dengan memanfaatkan analisis dan perencanaan dalam menggunakan waktu
untuk meningkatkan efektivitas dan efisien.
e. Higgins (dalam Atkinson, 1994)
Manajemen waktu sebagai proses untuk
menjadikan waktu lebih produktif, dengan cara mengatur apa yang dilakukan dalam
waktu tersebut.
Berdasarkan
uraian diatas dapat disimpulkan bahwa manajemen
waktu adalah suatu kemampuan menggunakan waktu secara efektif dan efisien
sehingga tercapai produktivitas yang maksimal.
2. Fungsi
Manajemen Waktu
Ada beberapa alasan lainnya sebagai berikut:
a. Karena waktu kita terbatas, sedangkan pekerjaan makin
menambah.
b. Manajemen waktu membantu kita untuk bekerja lebih efektif
dengan skala prioritas.
c. Manajemen waktu menjauhkan kita dari stress, karena kita
dapat mengontrol setiap tugas dan tenggat waktunya.
d. Manajemen waktu membuat kita produktif, karena dapat menghindari
hambatan dan gangguan yang menghalangi dari tujuan.
Sebuah
sistem manajemen waktu yang sesuai dengan kebutuhan dapat membantu kita
menyelesaikan pekerjaan dalam waktu singkat. Apapun prioritasnya, mempelajai
cara mengatur hidup dan belajar akan membantu kita mencapai tujuan hidup.
Arti
penting me-manage waktu sebagai berikut:
a. Membantu
membuat prioritas.
b. Mengurangi
kecenderungan untuk menunda.
c. Membantu kita menghindari “tabrakan waktu”.
d. Memberi
kita kebebasan dan kendali karena manajemen waktu tidak akan membatasi ruang
gerak seseorang.
e . Membantu kita menghindari perasaan bersalah.
f . Membantu mengevaluasi kemajuan kita.
3. Teknik
Manajemen waktu
Teknik manajemen waktu dapat dikelompokkan
menjadi tiga macam, sebagai berikut.
a. Teknik
manajemen waktu berdasarkan skala prioritas.
1. Pengertian skala prioritas
Skala
prioritas yang tepat yaitu dengan mendahulukan pekerjaan yang penting dan
mendesak, kemudian pekerjaan yang mendesak meski tidak begitu penting, tidak
dilanjutkan dengan pekerjaan yang penting dan tidak mendesak. Prioritas
terakhir adalah pekerjaan yang tidak penting dan juga tidak mendesak.
2. Kriteria skala prioritas
Ada
4 kategori skala prioritas sebagai berikut.
a) Urgent dan important (mendesak
dan penting)
Tipe
pekerjaan dengan skala prioritas penting dan mendesak harus diprioritaskan
untuk diselesaikan terlebih dahulu. Tugas tersebut bisa kita seleksi dari kapan
tugas tersebut masuk ke daftar kerja hingga kapan tugas itu harus selesai. Jika
jarak antara tanggal masuk dan tanggal selesai sangat dekat, maka bisa
dipastikan kalau tugas itu memang sangat penting dan mendesak. Oleh karena, itu
kita harus mendahulukan jenis skala prioritas ini. Jangan pernah menunda
pekerjaan yang masuk dalam kategori ini.
b) Not
Urgent but important (penting)
Tipe
pekerjaan dengan prioritas seperti ini sebaiknya disikapi dengan menjadwalkan
pekerjaan kita kembali. Karena ada baiknya kita menggunakan waktu produktif
buntuk mengerjakan seteiap pekerjaan yang bernilai penting sebelum pekerjaan
ini naik kelas skala prioritasnya menjadi penting dan mendesak. Kerjakan skala
prioritas ini dengan penuh semangat dan gairah.
c) Urgent but not important (mendesak)
Pekerjaan
ini terkadang datang dari orang diluar anda. Misalnya ketika mereka minta
bantuan anda. Hal ini bisa saja menggangu waktu produktif anda untuk
mengerjakan pekerjaan yang skalanya penting. Maka, ketika sedang mengerjakan
pekerjaan penting anda boleh saja menolaknya. Apalagi jika pekerjaan mendesak
ini membuat anda kewalahan menyelesaikan tugas anda. Anda juga bisa mengatakan
pada mereka untuk menunggu hingga apa yang anda kerjakan sekarang sudah
selesai.
d) Not
urgent dan not important (tidak
penting dan tidak mendesak)
Pekerjaan
dengan tipe prioritas seperti ini sebaiknya anda hindari. Namun bukan berarti
tidak dikerjakan. Tetapi anda bisa mengesampingkannya sampai semua pekerjaan
dengan skala pioritas lebih tinggi tuntas. Apalagi kalau pekerjaan ini
diciptakan oleh orang lain.
3. Langkah-langkah menyusun prioritas
Langkah-langkah menyusun prioritas
sebagai berikut.
a) Periksa
kembali tujuan-tujuan besar dalam hidup anda beserta target waktu pencapaiannya.
Tujuan-tujuan besar mungkin membutuhkan waktu yang cukup lama, misalnya 1
tahun, 3 tahun, 5 tahun kedepan.
b) Pencapaian
tujuan-tujuan besar dapat dipecah menjadi tujuan-tujuan kecil yang dikerjakan
secara bertahap. Tuliskan apa saja yang dikerjakan dalam 1 minggu kedepan.
Membuat rencana mingguan akan membantu anda untuk fokus pada penyelesaian
pekerjaan. Kegiatan-kegiatan utama yang menunjang tujuan, dan dengan sendirinya
anda akan mencapai lebih banyak.
4. Faktor penghambat penetapan prioritas
Banyak
hal yang dapat menggangu terlaksananya kegiatan-kegiatan utama dalam proses
pencapaian tujuan anda. Beberapa hal yang perlu diwaspadai sebagai berikut.
a) Zona
nyaman serta zona berani.
b) Ketakutan
menjadi penghambat.
c) Bangkit
lagi ketika gagal.
d) Menaklukkan
cobaan.
e) Tidak
berani berkata “TIDAK”.
b. Teknik
manajemen waktu berdasarkan delegasi
1. Pengertian delegasi
Salah
satu dimensi pengelolaan waktu yang penting adalah delegasi (delegation)
secara singkat dapat dikatakan bahwa delegasi adalah pemberiaan sebagain
tanggung jawab dan kewibawaan kepada orang lain. Jadi dengan mengadakan
delegasi itu kita mangakui bahwa kita membutuhkan bantuan orang lain mengemban
tanggung jawab, mengajak orang lain untuk ikut serta dalam kerja kita dan
memberikan kepadanya bagian dari tugas-tugas kita, kita memberikan kepadanya
kekuasaan untuk melakukan tugas itu, kita menciptakan tanggung jawab pada orang
yang kita beri delegasi itu dalam hubungan kita sejajar dengan pertanggungjawaban
kita kepada atasan. Bila mengadakan delegasi, kita minta kepada orang lain agar
ikut serta memikul sebagian tanggung jawab dair tugas-tugas kita. Kita member
kepada kewibawaan, hak untuk membuat keputusan dibidang yang ada dalam lingkup
tugas yang kita berikan kepadanya.
Dengan
demikian, delegasi adalah pemberian otorisasiatau kekuasaan formal dan tanggung
jawab untuk melaksanakan kegiatan tertentu kepada rang lain. Pelimpahan
otoritas oleh atasan kepada bawahan diperlukan agar organisasi dapat berfungsi
secara efisien karena tak ada atasan yang dapat mengawasi secara pribadi setiap
tugas-tugas organisasi.
2. Cara menjalankan delegasi
Dalam
menjalankan delegasi, seorang pemimpin sering ragu-ragu dalam menjalankan
delegasi sebab ada hal-hal yang sering kita mendelegasikan pekerrjaan itu
kepada orang lain, mempunyai rasa takut, ada resiko sebab ada perbedaan dan
jarak antara kita dan orang yang kita serahi delegasi. Tetapi rasa takut itu
tidak perlu meniadakan pentingnya delegasi. Ada unsur-unsur yang menyangkut
dengan delelgasi sebagai berikut.
a) Apa
yang didelegasikan.
b) Saling
terbuka antara diberi delegasi dan menerima delegasi.
c) Transparansi
tentang delegasi.
d) Ada
harapan yang diserahi delegasi.
e) Kekuasaan
yang diserahi sepenuhnya.
f) Pengawasan yang wajar.
g) Orang
yang diserahi delegasi.
3. Tugas yang perlu didelegasikan dan yang tidak boleh di
delegasikan
Taylor
(1993 : 55-56) mengatakan bahwa sepertinya sangat meringankan beban kerja jika
tugas dapat diberikan kepada bawahan. Secara potensial, tugas yang dapat
didelegasikan kepada bawahan dan mana yang tidak dapat dibagi menjadi seperti
berikut.
a) Manfaat
yang didelegasikan pada masing-masing tugas yang termasuk dalam kategori tugas
ini perlu dipertimbangkan.
b) Pekerjaan
rutin.
c) Pekerjaan
yang merupakan harus.
d) Pekerjaan
yang terlalu banyak.
e) Hal-hal
yang khusus.
f) Pekerjaan terus-menerus sama.
g) Proyek-proyek
yang menyenangkan.
Tugas
yang tidak boleh didelegasikan sebagai berikut.
a) Upacara
b) Menentukan
kebijakan
c) Masalah-masalah
personalia yang khusus
d) Krisis
e) Masalah-masalah
rahasia.
4. Orang diberi delegasi
Delegasi
lebih dari sekedar memberikan orang untuk mengerjakan sesuatu. Dengan
meengikuti cara pemilihan orang yang tepat dan teratur dan bijak, memilih
bawahan dengan keahlian yang paling cocok dengan pekerjaannya, atau memilih
staf atau karyawan yang sekiranya akan mendapatkan pengalaman yang berguna dari
pekerjaan yang didelegasikan. Untuk suatu pekerjaan yang berbobot pastikan
bahwa anda menunjukkan betapa pentingnya pekerjaan tersebut bagi organisasi.
Departemen, sekolah, atau instansi jangan beranggapan bahwa anda akan secara
otomatis memahami atau menghargai impas jangka panjang dari pekerjaan tersebut.
Hal tersebut banyak memberikan konstribusi tersembunyi seperti berikut.
a) Meningkatkan
keahlian karyawan.
b) Melengkapi
kemampuan tim.
c) Menunjukkan
salah satu area yang ditargetkan untuk meengembangkan, untuk rencana
pengembangan karier.
d) Bantulah
karyawan atau staf memperoleh pengalaman sehingga siap menghadapi masalah saat
terjadi persoalan dalam pekerjaan.
Ada
4 hal yang harus diperhatikan dalam proses delegasi kekuasaan sehingga dapat
berjalan efektif sebagai berikut.
a) Dalam
pemberian suatu delegasi kekuasaan atau tugas harus diimbangi dengan pemberian
tanggung jawab.
b) Kekuasaan
yang didelegasikan harus pada orang yang tepat, baik dari segi kualifikasi
maupun segi fisik.
c) Mendelegasikan
kekuasaan pada seseorang juga harus dibarengi dengan pemberian motivasi.
d) Pimpinan
yang mendelegasikan kekuasaannya harus membimbing dan mengawasi orang yang
menerima delegasi tersebut.
Dengan demikian pendelegasian
kekuasaan mempunyai manfaat ganda sebagai berikut.
a) Pimpinan
dapat lebih fokus pada tujuan dan pekerjaan pokoknya.
b) Putusan
dapat dibuat dengan lebih cepat dan pada unit yang tepat.
c) Inisiatif
dan rasa tanggung jawab bawahan dapat dimotivasi.
d) Mendidik
dan mengembangkan bawahan sehingga mampu diberi beban tugas yang lebih besar
dan berat lagi nantinya.
c. Teknik
manajemen waktu berdasarkan asertif.
1) Pengertian
asertif
Asertivitas
adalah suatu kemampuan untuk mengkomunikasikan apa yang diinginkan, dirasakan,
dan dipikirkan orang lain, namun dengan tetap menjaga dan menghargai hak-hak
serta perasaan pihak lain. Dalam bersikap asertif, seseorang dituntut untuk
jujur terhadap dirinya dan jujur pula mengekspresikan perasaan, pendapat, dan
kebutuhan secara proposional, tanpa ada maksud untuk memanipulasi, memanfaatkan
ataupun merugikan pihak lainnya.
2) Prinsip
asertif
Prinsip asertif sebagai berikut.
a) Kecakapan
orang untuk berkata tidak, untuk meminta bantuan atau minta tolong orang lain.
b) Kecakapan
untuk mengekspresikan perasaan-perasaan positif maupun negatif.
c) Kecakapan
untuk melakukan inisiatif dan memulai pembicaraan.
Ada 3 kategori perilaku
asertif yaitu sebagai berikut.
a) Asertif
penolakan yaitu ucapan untuk memperhalus, misalnya, ucapan “maaf”.
b) Asertif
pujian yaitu mengekspresikan perasaan positif, misalnya menghargai, menyukai,
mencintai, mengagumi, memuji, dan bersyukur.
c) Asertif
permintaan yaitu asertif yang terjadi kalau seseorang meminta orang lain
melakukan sesuatu yang memungkinkan kebutuhan atau tujuan seseorang tercapai
tanpa tekanan dan paksaan.
3) Unsur-unsur
asertif
Unsur-unsur
dalam manajemen waktu berdasarkan asertif, sebagai berikut.
a) Terbuka
dan jelas
Upayakan berkomunikasi secara jelas
dan spesifikasi. Misalnya: “saya kurang suka ini”, “hm.., saya
menyukai rencana itu, hanya saja mungkin ada beberapa bagian yang biasa
ditingkatkan” (bahasa halus dari diperbaiki), “saya punya pendapat yang
berbeda yaitu….”
b) Langsung
Berbicara langsung dengan subjek
yang bersangkutan dan tidak membawa masalah ke orang lain yang tidak
berhubungan.
c) Jujur
Berkata jujur agar dapat dipercaya.
d) Tepat
dalam bersikap
Pastikan memperhitungkan nilai
sosial dalam berbicara.
e) Tanyakan
umpan balik
Menanyakan umpan balik menjadi bukti
bahwa anda lebih mengutarakan pendapat daripada perintah. Misalnya: “Apakah
sudah jelas? Atau ada pertanyaan?”
4) Membangun
asertif dalam manajemen waktu
Dalam membangun asertivitas terdapat
beberapa pendekatan yang dapat ditempuh. Salah satunya adalah Formula 3A
sebagai berikut.
a) Appreciation
Appreciation berarti menunjukkan penghargaan terhadap kehadiran
orang lain, dan tetap memberikan perhatian sampai pada batas-batas tertentu
terhadap apa yang terjadi pada diri mereka.
b) Acceptance
Acceptance adalah perasaan mau menerima, memberikan arti sangat
positif terhadap perkembangan kepribadian seseorang, yaitu menjadi pribadi yang
terbuka dan dapat menerima orang lain sebagaimana keberadaan diri mereka
masing-masing.
c) Accommodating
Menunjukkan sikap ramah kepada semua
orang, tanpa terkecuali, merupakan perilaku yang sangat positif.
5) Teknik-teknik
manajemen waktu berdasarkan asertif
Terdapat beberapa teknik manajemen
atau strategi waktu asertif yang berguna dalam menanggapi situasi yang
cenderung menjadi konflik.
a) Memberikan
Umpan Balik
Membiarkan orang lain tahu bagaimana
anda merespon perilaku mereka dapat membantu menghindari kesalahpahaman dan
membantu menyelesaikan konflik yang tidak dapat dihindari dalam suatu hubungan.
Kriteria umpan balik yang bermanfaat sebagai berikut.
(1) Umpan balik difokuskan pada perilaku
seseorang bukan kepribadiannya. Memfokuskan pada perilaku dapat mengarahkan
umpan balik kepada sesuatu yang dapat diubah oleh seseorang individu.
(2) Umpan balik bersifat deskripsi bukan
evaluatif
Menjelaskan apa yang telah dikatakan
atau dilakukan berkesan lebih baik tidak mengancam dibandingkan dengan
menghakimi mengapa sesuatu dilakukan (yang dilakukan berdasarkan asumsi anda).
(3) Umpan balik berfokus pada reaksi
anda sendiri bukan maksud orang lain.
Menyalahkan atau menganggap ada
maksud buruk dibalik perilaku orang lain bukan merupakan umpan balik yang
konstruktif.
(4) Umpan balik bersifat spesifik
bukan umum
Umpan balik berfokus pada perilaku
yang baru saja terjadi dan menghindari mengungkit perilaku dimasa lalu. Umpan balik
juga tidak boleh menyamaratakan atau terlalu jauh dari peristiwa spesifik yang
telah membuat anda kesal.
(5) Umpan balik difokuskan pada
penyelesaian masalah
Bukan bertujuan untuk melampiaskan
kemarahan. Tujuannya adalah untuk menyelesaikan suatu masalah yang timbul pada
suatu hubungan sehingga hubungan tersebut dapat berkembang lebih baik.
(6) Umpan balik disampaikan secara
pribadi
b) Meminta
umpan balik dari orang lain
Seperti
yang telah dijelaskan di point a), kita perlu berlatih memberikan umpan balik
kepada orang lain dengan tepat. Pada saat yang bersamaan kita juga harus
mengundang umpan balik dari orang lain untuk meningkatkan keterampilan
komunikasi interpersonal.
c) Menentukan
batasan
Bertindak
asertif dalam menentukan batasan berarti mengambil tanggung jawab untuk
keputusan yang diambil mengenai bagaimana menghabiskan sumber daya pribadi
tanpa merasa marah kepada orang lain yang memohon/mengajukan permintaan
tertentu kepada anda. Bertindak asertif dengan menentukan batasan tidak berarti
bahwa anda berhenti berkata “ya” terhadap semua permintaan
d) Membuat
permintaan
Meminta
sesuatu yang anda inginkan dari orang lain secara langsung juga diperlukan pada
hubungan yang sehat. Jika anda berada pada posisi manajemen, menyatakan dengan
jelas apa yang diharapkan orang lain adalah suatu bagian yang penting untuk
mencapai tujuan organisasi. Pada hubungan yang sederajat, membuat peermintaan,
termasuk meminta pertolongan merupakan suatu bagian penting dari komunikasi
yang jujur. Kita harus percaya bahwa orang lain akan dapat merespon permintaan
kita secara asertif, termasuk berkata “tidak”. Jadi, kita tidak perlu bereaksi
berlebihan ketika seseorang menolak permintaan kita dengan cara yang asertif.
e) Berlaku
Persisten
Salah
satu aspek penting dalam perilaku asertif adalah persisten untuk menjamin bahwa
hak-hak anda dihargai.
f) Membingkai kembali
Bingkai
adalah “jalan pintas kognitif yang digunakan orang untuk membuat
suatu informasi yang kompleks menjadi masuk akal” (Kaufam et al, 2003). Teknik
pembingkaian kembali (refarming) yang dijelaskan oleh Kaufam, dkk
termasuk:
(1) Fokus pada membangun komunikasi yang
efektif untuk suatu kelompok/set tujuan yang terbatas.
(2) Menguji validitas/keabsahan
perspektif orang lain.
(3) Menentukan dimana kesamaan
pandangan/tujuan. Mencari hal-hal yang sama-sama dan fokus pada hasil yang
diinginkan dengan perspektif jangka panjang.
(4) Mengenali kesempatan untuk mencari
solusi-solusi yang belum dieksplorasikan/dipikirkan lebih mendalam dan
kesempatan-kesempatan yang dapat saling ditawarkan (trade-off) atau
kompromi-kompromi.
(5) Mengenali perbedaan yang tidak bisa
dijembatani dan pada saat yang bersamaan mencari tindakan yang masih bisa
diambil untuk mengurangi konflik.
g) Mengabaikan
provokasi
Konflik
interpersonal dapat memunculkan berbagai metode untuk “menang” dengan cara
menghina atau mengintimidasi orang lain.
h) Merespon
Kritik
Bagi
sebagain orang, kritik benar-benar membuat diri hancur karena kita biasanya memegang
dua keyakinan irasional yang umum:
(1) Bahwa kita harus disayangi atau
diakui oleh semua orang yang kita kenal.
(2) Bahwa kita harus benar-benar
kompeten/mampu dalam segala hal yang kita lakukan tanpa pernah melakukan
kesalahan.
Komentar
Posting Komentar